| 标题 | 档案管理文件管理制度 |
| 范文 | 档案管理文件管理制度（精选4篇） 档案管理文件管理制度 篇1(一)目的 建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案,并加强对安全记录的有效管理,充分利用文件和档案信息资源,为安全生产服务,规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。 (二)适用范围 本制度适用于公司的文件、档案管理。 (三)规范性引用文件 《中华人民共和国国安全生产法》 《中华人民共和国国档案法》 (四)职责 1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。 2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。 (五)管理要求 1.档案管理范围 1.1公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料(包括文件和记录)定期归档,实施档案管理。 1.2对一般的安全记录按公司的《记录控制程序》执行。 2.保管事项 2.1公司的安全生产文件和档案的保管,要符合国家文件和档案管理要求,有文件柜存档的文件,使用文件夹档案袋存柜,分类清楚合理,便于查阅,做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。 2.2重要的文件档案,要按时归档,存放在公司档案室。 2.3一般文件、记录,由各分厂、处室自行按规定保管。 2.4保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材,标示严禁烟火标志。 2.5档案箱、柜;钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。 2.6完善安全保管措施,防止档案人为或自然的损坏。 2.7案资料的保管和存放应科学、规范,便于查找。 3.归档时间 3.1办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档。 3.2按年度形成的文件,第二年上半年归档。 3.3凡是有法律效用的文件材料,一经识别就立即归档。 3.4凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。 4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。 5.安全档案的借阅 5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案,技术人员登记后方可查阅,其它人员须部门负责人批准,并经档案员同意后,方可查阅;如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准,并经档案员同意后,方可查阅;查阅其它文件的,须部门主管批准,并经档案员同意后,方可查阅。 5.2查阅档案需办理登记手续,原件不外借,确因工作需要,须经主管部门批准,予以复制。 5.3公司重要的文件、技术资料、合同(协议),未经公司领导批准同意,任何人不得查阅、借阅。 5.4专业工具书,一律实行先归档保存,再办理借阅手续,如长期使用的,部门内部应自备一本。 5.5外单位来公司查阅档案、资料,必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。 5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月,可以续借,到期由档案室人员负责催讨,如须长期使用的部门内部则复印予以备份,并保证文件内容不得外泄。 5.7查阅、借阅档案资料人员,要爱护公司财产,使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生,违者严肃处理。 6.保密事项 6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪律,档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。 6.2对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管,并进行登记管理,不得乱扔乱放 6.3保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的.份数,不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理,复制中形成的废页应作为密件销毁。 6.4绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录,确因工作必须摘抄的,须经公司领导批准,并履行登记手续。未经同意,不得擅自复印、翻印和摘抄。 6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸,要进行登记,经主管领导审批,送往有关地点监督销毁,确保保密安全。 6.6对够不上密级又不宜公开的档案,可划为“内部”。 6.7密级和保密期限的确定和变更以及解密,必须经公司分管领导审核批准。 6.8查阅“绝密”档案必须由总经理批准,未经批准不得复制和摘抄。 6.9“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。 6.10定期检查档案保密工作,发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律,防止泄密事件发生,对造成泄密事件的责任者,要视情节严肃处理。 7.修改、补充事项 7.1修改、补充科技档案,必须填写修改、补充申请单,并经分管副总经理以上领导审批后,方可修改,任何个人或部门不得擅自改动。 7.2档案室必须对自己归档的科技档案的修改,进行监督和检查。 8.销毁 8.1档案室对已保管期满,拟销毁档案提出存毁的初步意见,并对拟销毁档案按类别登记,由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案,确定销毁或续存,分别送交分管副总经理以上领导进行初审。 8.2汇总初审意见,编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。 8.3销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。 8.4销毁时要进行监销。 经鉴定批准销毁的档案,必须送指定地点销毁,不准出卖或做其它用;销毁档案时必须派专人护送到指定地点,由两人(或两人以上)监督销毁,并在销毁清单上注明'已销毁'字样和销毁日期,监销人要签名盖章,以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存,并再销毁清单上详细注明。 8.5档案销毁的具体工作由办公室承办,并将销毁清单归档。 对已到保存期限安全生产文件和档案材料,由公司生产技术处或相关部门提出申请,由公司分管领导及相关负责人审核签批,对审批同意销毁的材料,由公司生产技术处或相关部门销毁,并在销毁记录上签字。 档案管理文件管理制度 篇2第一章总则 第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理,确保档案保管和使用安全,提高利用效率,更好的为公司经营管理服务,特制订本制度。 第二条本制度所称的档案是指自公司成立,在建司、经营、管理工作和活动中形成的,具有备用、备查价值的各类资质证照,文书、公文、公函,合同、图纸,影像、实物等不同形式的历史记录。 第三条本制度适用于公司各部门。 第二章基本原则及管理范围 第四条档案工作的基本原则:集中统一管理公司系统档案,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。 第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度,管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案,须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法,公司行政人事部具有监督和指导的责任。 第三章管理机构及主要职责 第六条管理模式 公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门,采取总经理直管模式,即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。 第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。 一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案; 二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案,以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。 第八条重要档案基本管理要求 合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜,并设专职人员保管,其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。 第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责 一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系; 二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作,加强档案工作规范化、标准化建设; 三、监督落实同步归档制度,指导各部门文件材料的'收集、积累、整理和归档工作; 四、维护档案的完整和安全,做好安全防范、修复和保护工作; 五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。 第四章档案的归档、立卷和移交 第十条档案归档范围及归档时间 一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何个人不得据为己有、拒绝移交; 二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者,将对相关人员进行失职问责。 第十一条归档要求 一、归档专业技术要求 (一)归档的文件原则上一律为原件,凡有原件的文件,不能以复印件归档。传真纸不能直接归档,要尽量追加原件,必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处; (二)归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整; (三)文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存; (四)声像类、实物类档案要清晰完整,符合有关规范和标准,并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。 二、相关工作要求 (一)如因工作需要不能及时归档的,应主动向公司行政人事部备案,并安排专人妥善保存,待使用完毕后立即归档; (二)原则上,档案取得后未存档之前,部门人员不得先行使用,否则,如因此项原因导致的档案遗失、损坏等,一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理; (三)新成立公司,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内,必须将上述内容的原件存公司行政人事部。 第十二条档案立卷 一、立卷原则 综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律,当年立前一年的卷,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷,在建工程资料要整理成册; 二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷,该工程项目完工后45天内完成组卷工作; 三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理,按照归档范围督促部门人员及时归档,并做好档案预立卷工作。 第十三条档案移交 一、档案对外移交要求:按照政府规定办理档案对外移交时,须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图,在政府有关部门需回收时,公司行政人事部须留存复印件备查。 二、公司内部移交要求: (一)行政人事部接收档案时,应根据移交目录,与移交人共同逐页清点,双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷,更需要仔细核对,经查验无误方可办理签收手续。(档案移交登记表格式见附表一) (二)全部移交手续办理完毕后,移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见,并加盖部门印章,档案移交工作视为完成,移交中的所有记录均须存档。 三、对调出、离职等人员,在办理调离手续前,必须清还档案。没有行政人事部经理签字,不得办理调离手续。 四、电子档案管理(略) 第五章档案的利用 第十四条档案借阅基本程序 仅在档案室查阅一般数据和信息,办理普通登记手续即可,查阅重要密级资料,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意,且必须在档案室当场查阅后归还,不得私自带出复印。(档案查询审批表见附表二) 第十五条档案借阅事项规定 一、借阅档案必须按时归还,并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三) 二、借阅档案最长应在7个工作日内归还,一次性借阅时间超过10天以上,须上报公司总经理审批; 三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损,不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记; 四、严格遵守保密制度,妥善保管所借档案,做到不丢失不泄密; 五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作,档案、资料借阅须上报公司总经理审批各档案室即可办理; 六、新入职和未转正的员工,原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要,须报公司总经理签字同意; 七、节假日前和工作发生变动时,必须及时归还档案; 八、借阅的档案,一旦发生损坏、丢失或失密,应立即向公司行政人事部报备,按公司规定失职问责处理; 九、密级档案材料和已立卷的文件,原则上不借出,如确因工作需要,须经公司总经理同意方可借出; 十、外单位借阅档案,应持盖有该单位公章的介绍信,写明借阅内容,经公司总经理批准,由相关部门人员带领方可借阅; 十一、实物档案一般不外借,声像档案只能以复制件提供利用。 第十六条档案资料借阅规定 一、公司绝密类的档案一律不得复制; 二、复印完毕须注明用途,根据情况加盖“再复印无效”印章。 第十七条档案密级确定与管理 公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。(密级事项划分表见附表四)。密级档案保管要求如下: 一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄; 二、查阅机密档案资料,只能在阅览室内查阅; 三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁,必须由专人负责执行,采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密; 四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案,且档案室内门、柜应做到随开随锁; 五、档案室的档案材料要定期清查,做到帐物相符。发现失密、窃密情况,应及时报告公司总经理,查明情况严肃处理; 六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密; 七、档案属下列情况之一者,不与开放利用: (一)涉及公司商业机密; (二)涉及公司专利或技术秘密; (三)涉及公司员工个人隐私; (四)档案形成部门规定限制使用。 第十八条档案统计 公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是,如实反映情况,务必确保提供的数据准确,符合客观实际,不得虚报、瞒报、漏报和伪造。(档案材料归档数量统计表格式见附表五) 第六章档案的保管和鉴定 第十九条档案室设置及管理规定 一、公司应设置独立的档案室,并保证档案室安全。档案室由专人管理,无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗,确保档案安全; 二、档案室应按照“十防”进行管理,即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗,尽可能全面妥善保管好各类档案,并定期检查、通风; 三、档案室内严禁存放与档案无关的物品,严禁吸烟,严防火灾; 四、定期对档案室进行检查,每半年进行一次全面盘查,对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录,发现问题及时采取措施。 第二十条档案鉴定与销毁流程 档案一经立卷、归档,未经鉴定,未报公司领导批准,任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织,行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。 一、档案鉴定要求 (一)经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时,应继续保存至次年再进行鉴定; (二)技术档案鉴定时,需附工程技术部门的专业意见; (三)鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值,要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。 二、档案销毁规定 (一)经批准销毁的档案,由公司行政人事部负责妥善安排,不得作其它用途或当作废纸出售; (二)销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人分别在销毁清册上签字; (三)档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。 第二十一条档案保管期限 档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等,公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。 第七章奖惩规定 第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查,对于在档案管理过程中做出成绩和贡献,或者进步非常突出的部门或个人,整理相关材料上报公司总经理,给予相应表彰和奖励。 第二十三条罚则 一、工作不负责任,未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求,导致档案管理工作混乱,根据实地检查情况,对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。 (一)档案保管期限内,档案严重缺失,或因管理、使用不当,造成档案材料损坏、遗失等; (二)未根据公司统一制度规定制定档案管理细则,导致工作流程不清晰,关键环节工作失控等; (三)未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定,未经批准,档案管理人员擅自外借档案材料等; (四)未按照公司统一全宗编号规定编排目录,立卷归档不及时,且目录与内容严重不符等; (五)未组织专兼职档案资料管理人员培训学习,导致公司整体管理水平偏低,各项检查严重不达标等; (六)专兼职管理员态度不端正,工作责任心不强,未按要求管理本部门的档案资料,经检查管理混乱等。 二、因管理或使用不当,违反公司档案保密规定,造成档案(保密)信息外泄;或者未经允许,私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况,公司将根据情节严重性给予相应处分。 第八章附则 第二十四条本制度自印发之日起执行。 附表:一、《档案移交登记表》 二、《档案查询审批表》 三、《档案借阅审批表》 四、《公司密级事项划分表》 档案管理文件管理制度 篇3一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。 五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 六、文件资料档案的`保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。 八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。 档案管理文件管理制度 篇4物业公司文件档案管理制度 (一)意义 (二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。 1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等 5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的.内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等 11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等 12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志 13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函 14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。 |
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