| 标题 | 文件管理制度 |
| 范文 | 文件管理制度十篇 文件管理制度 篇11.目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。 2.范围 公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。 3.内容 3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。 3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。 3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。 3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。 3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。 3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。 3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。 3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。 3.12归档范围及保管期限 3.13归档时间： （1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。 （2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。 （3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 （4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。 （5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。 （6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 （7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。 （8）声像档案在每次活动结束后整理归档。 （9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。 （10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。 （11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。 （12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。 （13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。 3.14档案查（借）阅制度 档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度： （1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。 （2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。 （3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。 （4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。 （5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。 3.15档案的保密制度 （1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。 （2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。 （3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。 （4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。 （5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。 （6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。 （7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。 3.16行政部管理制度 （1）档案存入检查： 1）档案出入行政部要清点、登记。 2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。 （2）行政部管理： 1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。 2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。 3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。 4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。 5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。 8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。 9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。 10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。 3.17档案鉴定、销毁制度 （1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。 （2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。 （3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。 （4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。 （5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。 3.18档案工作人员岗位职责 （1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。 （2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。 （3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。 （4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。 （5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。 （6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。 文件管理制度 篇2文件管理制度 第一条管理要点 1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。 3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息;措辞规范，表达无歧义。 4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。 第二条制度规范 1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。 2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。 4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。 5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。 6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。 7、办公室管理人员对文件借阅状况进行登记，做好借阅记录并限期清退。 8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。 9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。 第三条文件管理流程设计 1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档 2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁 3、借阅流程:提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁 (二)文书管理制度 第一条管理要点 1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。 2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。 3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但务必标有页眉页脚，文本资料可根据文书具体资料进行调整。 4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，持续纸质文档与电子文档的同步更新。 第二条制度规范 1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。 2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。 3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。 4、按时间、资料等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。 5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁;须上级审批同意，方可销毁。 6、办公室负责人为第一职责人，若发现文书丢失，办公室人员务必查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。 7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。 第三条流程设计 起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁 (三)档案管理制度 第一条管理要点 1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、修改、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。 2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。 第二条制度规范 1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。 2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。 3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。 4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核透过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。 5、档案管理人员务必遵守保密规定，履行保密手续，个性是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。 6、档案接收、移交，务必根据档案管理制度严格做好记录。 第三条流程设计 根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退 二、办公用品管理制度 第一条管理要点 1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。 2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。 3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。 4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。 第二条制度规范 1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。 2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但务必经部门主管批准。 3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。 4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊状况急需领用未填表登记，事后须及时补填。 5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。 6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。 7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。 8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。 文件管理制度 篇3第一节文件收发 一、公司文件由行政人事部负责起草和总经理审核签发;须部门起草签发的文件由部门负责人审核签发。 二、文件签发后,送办公或部门文秘工作人员统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。 三、文件和原稿,由办公归档,保存备查。 四、属于秘密的文件,核稿人应该注明'秘密'字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。 五、文件统一由办公负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。 六、外来的文件由办公专人负责签收,并分类登记。由办公主管提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。 七、传阅文件由办公专人负责收回,对领导指示的文件,办公应及时组织传达和落实。 八、报刊杂志征订和邮件收发由办公统一办理。 九、财务文书由财务管理人员按照财务管理制度统一办理 第二节文书打印 一、服务中心的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。 二、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门负责人不在时,可经行政人事部主管同意后办理。 三、私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作。 四、文印工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务,保证文字和格式不出错误。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。 五、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件。 六、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门的,由各部门承担费用;属行政、管理部门的,统一归列办公开支。 七、要节约使用打印纸张、墨盒,尽可能双面打印、初稿可以缩小文字和格式,要维护好打印设施设备,保证使用效率。 第三节文件书写 一、行文类别 (一)请示:请上级指示和批准,用'请示'。 (二)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用'报告'。 公司管理制度体系文件文件编号:qms-wy-0203 文件名称:日常办公管理制度版本号:第1版修改次数:0 章节内容:公文处理管理制度第2页共2页 (三)指示:对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用'指示'。 (四)布告、公告、通告:对公众公布应当遵守或周知的事项,用'布告';向国内外宣布重大事件,'用公告';在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用'通告'。 (五)批复:答复请示事项,用'批复'。 (六)通知:传达上级的指示,要求下级 办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用'通知'。 (七)通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用'通报'。 (八)决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用'决定';经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用'决议'。 (九)函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用'函'。 (十)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用'会议纪要'。 (十一)合同:适用于各种合作关系,合作事项的订立。 (十二)其他: 1、司法文书:依据司法部门规定程序实施。 2、宣传海报、温馨提示、简报:主要用于小区宣传。 3、签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。 4、工作记录表格:在管理服务工作中使用。 二、书写格式 (一)纸张:一般a4型纸,其成品幅面尺寸为21 cm×29.7 cm。 (二)边距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm (三)图文颜色:未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。 (四)排版规格:标题文用4黑体加粗,正文依次宋体、仿宋等小4号,副标题加粗,一般每面排38每行32个字。 (五)装订要求:左侧装订,不掉页。 (六)主要标题顺序号:依次为一、,(一),1、,(1)。 (七)份数序号:在版面叶页脚页码,多份多页应注明份数和总页数和顺序编号。 (八)附件 :有附件的应标注清楚 (九)落款成文时间:以全称落款,日期用汉字将年、月、日标全;'零'写为'o',相互对称;加盖红色印章居中下压成文时间,如果落款页没有正文,应采取调整行距、字距的措施加以解决,。 (十)正式的红头文件应按照公文处理办法书写。 (十一)财务文书书写按照财务管理制度和规范执行。 三、内容要求: (一)符合国家法律法规以及地方政策,按照公司各项管理制度。 (二)内部行文要求规范严谨,宣传语言应当生动活泼。 (三)内容应当符合主题思想要求,使用通俗语言,简明平实,准确反映信息。 文件管理制度 篇4一、目的 为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。 本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。 二、职责 2.1 安全环保部负责制定本制度,并负责综合监督管理。 2.2 各部门负责本部门文件档案的管理,并负责监督检查和考核。 2.3 各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。 三、内容 3.1文件资料收集,安全生产文件档案内容如下: 3.1.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。 3.1.2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。 3.1.3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。 3.1.4安全生产工作计划、总结、报告等。 3.1.5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。 3.1.6供应商、承包商相关材料。 3.1.7安全设施检测、校验报告、记录等。 3.1.8安全、职业卫生评价报告。 3.2立卷归档 3.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。 3.2.2应根据文件资料的重要性,按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理,分类归档。 3.2.3各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档,统一保存。 3.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。 3.2.5不同价值,不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。 3.3档案保管 3.3.1档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。 3.3.2应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。 3.4档案借阅 3.4.1文件资料档案借阅,必须办理借阅手续,借阅档案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续。 3.4.2借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人。 3.4.3归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。 3.5档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录。 四、本制度由安全环保部制定并负责解释,自发布之日起实施。 文件管理制度 篇5一、总则 1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。 2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。 3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。 二、技术文件的编制 1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。 具体包括: 1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。 2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。 3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。 4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。 2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。 3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。 三、技术文件的提交 1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。 2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。 3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。 4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。 四、技术文件的归档 1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。 2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。 3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。 4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用;一套刻录成光盘，做封存保管。 5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。 6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。 五、技术文件的借阅 1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法持续不具权限的文件。 2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可透过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。 3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。 4、如有特殊状况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。 5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。 六、职责追究 各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。 文件管理制度 篇6为了推进机关涉密文件管理工作规范化、制度化、科学化，提高涉密文件处理工作的效率和质量，结合工作实际，制定本制度。 一、收文。收到上级或其他部门发来的文件后要履行签收手续，签收人应注明收到的具体时间，书写其文件的全称。签收后要认真核对信封号码、件数，开拆后要认真核对文件的文号、件数与发文通知单是否相符，如有差错，应立即向有关部门反映，文件拆封应由文件管理人员或指定的人员负责，其他人员无权拆封。对注有领导同志“亲收”字样的信件，应由领导同志本人或指定的专人拆封。收文后要认真填写收文登记簿，将来文单位、文件标题、文号、密级、份数、收到时间等内容登记清楚。 二、发文。分发上级来文和本单位形成的文件，要根据文件的内容和领导的批示意见确定文件分发范围。下发的文件要认真实行文件、发文通知单、信封“三对照”，防止错发、漏发。外送的文件要在信封上加盖密级章。绝密文件要单独装封，封口处加贴“密封条”或加盖“密封”章。发出的文件由收发员登记后发放，收文单位签收，或由邮电局机要通讯发出，不准捎带，不发挂号，更不得发平信。当日的文件要当日送完，不得积压或延误。 三、办文。文管人员根据领导的批办意见，认真办理。在办理过程中，要注意把握好每一个环节，交办有手续，收回有注销。做到及时、不拖、不压、不误。对领导批示的查办件，要及时检查办理情况，建立催办记录，并定期向领导报告。 四、传阅。按照上级有关规定和领导批示意见进行传阅，不得任意扩大阅读范围。阅读文件要在办公室或阅文室内进行。传阅的文件要放在文件夹内，夹内要有目录、编号，以便查对。不准从夹内抽文件，不得横传或倒手转借。阅文人不在时，传阅夹要放入抽屉内落锁，不准堆放在办公桌上。 五、借阅。借阅文件要经过批准，严格借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。外单位借阅文件，要持有介绍信，并符合阅文规定。借阅的文件要登记，归还后要及时注销。 六、复印。不经批准，不得随意复印上级文件和领导同志的讲话。确因工作需要必须复印时，要经发文机关同意。要严格登记、管理制度，对复印的文件、资料，应与正式文件一样对待，认真办好分发手续，按时清退，不得遗失。 七、管理。涉密文件要存放在铁制橱内分类放置，经常清点核对。一月一清理，一季一核对，做到文件和登记相符。如发现短缺，应及时查找。领导人参加上级会议带回的文件，要及时交文管人员登记、保密。 八、清退。对下发的文件，要按照上级规定，认真组织清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要认真组织查找。确实查找不到的要追究责任，落实到人，并作出适当处理。 九、销毁。各级党委、政府、各部门严禁私自销毁涉密文件，销毁涉密件要经过上级保密管理部门、本单位领导审核同意后方可销毁。严禁向废品收购部门和摊贩出售内部文件、刊物和资料。 文件管理制度 篇7一、公司员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 四、文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。 八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。 文件管理制度 篇8（一）目的 为规范管理本企业的安全生产规章制度，确保符合国家相关法律法规、标准和规范，符合本企业的特点，具有实际的指导意义，制订本制度。 （二）适用范围 本制度适用于水泥有限公司安全生产规章制度，安全操作规程及其他安全生产文件的编制、发布、使用、评审、修订等管理。 （三）规范性引用文件 《文件控制程序》 （四）职责 1.总经理负责组织制定、审核、签发并落实本单位安全生产规章制度和、岗位安全操作规程和岗位生产责任制。 2.生产技术处负责实施对安全规章制度、岗位安全操作规程和岗位生产责任制文件的编制组织、审核修订，包括与安全标准化有关的外来文件。 3.各分厂、处室在职权范围内分工负责本单位的安全生产管理制度、安全操作规程和岗位生产责任制的编制和管理。 (五)管理要求 1.安全标准化文件的分类、编号 1.1本企业的安全标准化文件主要包括：安全生产规章制度、安全操作规程、岗位安全生产责任制、事故应急救援预案等。 1.2安全标准化文件的受控状态 安全标准化文件分“受控”和“非受控”两种形式。“受控”文件的发放对象为本公司与标准化运行有关的部门或个人。“受控”文件发放时其封面加盖“受控”章，进行统一编号，并对持有者进行登记，必要时盖水泥有限公司专用章。“非受控”文件只进行编号和记录，可作为一次性文件提供给顾客，发出后不再进行管理。 1.3安全标准化文件的编号规则： 1.3.1公司自行编制的安全标准化文件的编号规则： 注： “WNXN”，是“水泥有限公司”的代码 “WN”是，“威宁”的拼音第一个字母缩写； “XN”，指公司名称“西南”； “R”是指“记录”； “AQ”，指各安全文件的编号，安全生产规章制度WNXN-AQZD，操作规程WNXN-CZGC，安全责任制WNXN-AQZRZ等开始编，需保留文件控制的相关记录。 1.3.2国家行业地方等标准采用原编号。 2.安全标准化文件的编制 2.1生产技术处负责组织编写《安全生产管理制度汇编》，包括《应急救援预案》《岗位安全操作规程》《岗位安全生产责任制》等文件的编写，按照安全标准化的13个要素进行分解，各分厂、处室按照职权范围负责本部门所涉及的安全标准化要素进行安全文件的编写。 2.2 《安全生产管理制度汇编》至少包含下列内容：安全目标管理、安全生产责任制管理、法律法规标准规范管理、安全投入管理、文件和档案管理、风险评估和控制管理、安全教育培训管理、特种作业人员管理、设备设施安全管理、建设项目安全“三同时”管理、生产设备设施验收管理、生产设备设施报废管理、施工和检维修安全管理、危险物品及重大危险源管理、作业安全管理、相关方及外用工（单位）管理、职业健康管理、劳动防护用品（具）和保健品管理、安全检查及隐患治理、应急管理、事故管理、安全绩效评定管理等。 2.3制度内容要符合国家相关法律、法规，标准和规范，应符合本企业的实际，不能照抄照搬。 2.4制度的编写人员应了解国家相关法律、法规，标准和规范，熟悉本企业的组织架构和管理特点，确保合规性。制度的格式建议包括以下内容：目的、适用范围、规范性引用文件、职责、管理要求、记录等。 2.5 《岗位安全操作规程》要涵盖本企业的所有岗位（或设备），内容要基于特定的危险源（危害因素）辨识和风险分析评价和控制。其格式建议包括以下内容：目的、范围、主要风险及控制措施、操作规程、安全注意事项、应急处置、附件等。 2.6应急预案的编写应符合《生产经营单位安全生产事故应急预案编制导则》的要求，应按规定评审，并报安监部门备案。 3.安全标准化文件的会签 3.1安全标准化文件草稿编制结束后，生产技术处应将草稿发放到相关部门，或组织相关部门、人员讨论，广泛征求各部门人员的意见。 3.2各部门人员提出的意见，生产技术处应做好记录，斟酌采纳后融入到其中。 4.安全标准化文件的审批 4.1《安全生产管理制度汇编》由生产技术处组织编写，生产技术处负责人审核后报请主管领导，由总经理批准。 4.2各部门负责编制的安全标准化文件由各单位自行起草，生产技术处负责人审核后报请主管领导，公司总经理批准。 4.3安全标准化文件在发布前，审核时规定发放范围。 4.4各分厂、处室负责人负责审核部门起草的文件，报公司总经理批准。 5.安全标准化文件的发布 5.1受控文件由行政人事处根据文件的发放范围统一发放。 5.1.1公司重要安全文件、制度由行政人事处文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门，相关部门应及时查阅，获取存档。 5.1.2一般的安全文件，由拟定文件部门，按文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门或本部门，相关部门或本部门应及时查阅，获取存档。 5.2安全标准化文件发放应在《文件发放/回收登记表》上登记，受控文件应记录发放号，并有文件接收人签名，保留发放记录。 5.3各分厂编制的安全生产管理制度及岗位安全操作规程应由行政人事处发放到相关岗位，并组织培训考核，保留记录资料。 5.4安全标准化文件应以公司正式文件发布。 5.5各分厂、处室应严格按照安全标准化文件的要求执行。 6.安全标准化文件的使用 6.1文件使用人的受控文件破损严重影响使用时，应向办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。补发新文件，分发号不变。 6.2文件使用人丢失受控文件应向行政人事处报告，说明丢失原因，经原批准人批准后补发新文件。 6.3行政人事处保存相关《受控文件目录》。 7.安全标准化文件的评审 7.1公司每年至少组织一次对安全生产法律法规、标准规范、规章制度和操作规程、岗位安全生产责任制的执行情况及适用情况进行全面检查和评估，并编写评估报告。 7.2个别文件因可操作性等原因需要临时评审的，由使用单位提出，生产技术处负责组织安全标准化文件评审，以确定是否需要修改。 7.3出现下列情况时，评审工作可以立即开展，确保安全规章制度和安全操作规程的适用性和有效性： 7.3.1国家安全生产新的法律法规标准及其他要求在官方媒体公布或通过文件精神下达时。 7.3.2省市等上级部门安全生产行政管理部门新下发的安全管理相关文件通知时。 7.3.3公司新工艺新技术、新装置、新产品和新方法的投入使用时。 7.3.4当发生事故时，工艺技术材料等发生变更时。 7.3.5企业发生并购重组时。 8.安全标准化文件的修订 8.1制定文件修订的计划，并根据文件评审结果、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例和绩效评定结果等，对安全生产规章制度及岗位安全操作规程进行修订，确保其有效和适用； 8.2安全标准化文件需要更改时，应有文件更改人书面说明原因及更改内容；重大更改（如技术等）还应附有充分的理由和依据，经单位负责人签字，文件主管部门审核后，报原文件批准人批准。原批准人发生变化或其职能发生变化时，应报接替其职能的人员批准。 8.3安全标准化文件经修改后应注明修改状态，自0开始顺序编号，修改页超过2/3时应换版。 8.4安全标准化文件的换版和文件的作废及销毁要进行登记。 9.安全标准化文件的管理 9.1经批准的文件应按文件的编号规则予以编号登记。文件起草部门应将文件原稿和批文交办公室保存。以媒体形式存放文件应加密/将磁盘标识存档。 9.2需临时借阅安全标准化文件时，应经安全文件管理部门负责人批准并予以登记，借阅者应在规定的日期时间内归还文件。文件原稿不对外借阅。 9.3文件复印和拷贝需填写申请单，由行政人事处负责人批准后执行。未经批准任何人不得擅自打印复印和拷贝。 文件管理制度 篇9工程部机房上墙文件:锅炉房管理制度 1、炉工必须持有国家劳动部门颁发的《司炉工操作证》。 2、操作人员必须认真贯彻'安全第一、预防为主'的方针。 3、严格执行锅炉安全操作规程和各项规章制度。 4、锅炉运行须两人操作,认真填写运行表和各种记录。 5、发现锅炉管道、阀门、各种报警设备有异常现象危及安全时,应采取紧急并报告上级主管。 6、认真执行巡回检查制度,定时进行巡回检查,并做好记录。 7、格执行门禁制度,外来人员进入锅炉房必须登记《工程部机房外来人员登记表》。 8、锅炉房内禁止吸烟。 9、停炉后关闭天然气总阀,关闭锅炉总电源。 10、锅炉房内应保持地面、设备、水箱、软水罐的清洁。 物业管理公司工程部 20xx年x月x日 文件管理制度 篇10一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。 二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序： （1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。 （2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。 （3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。 （4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。 （5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。 （6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。 （7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。 三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序： （1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公 室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。 （2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。 （3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。 （4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。 （5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。 （6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。 （7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。 （8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。 四、保密文件管理 1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。 2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。 3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。 4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。 五、文件的销毁 1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。 2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。 六、附则 1、本制度由公司办公室负责解释。 2、本制度自发文之日起实施。 |
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