| 标题 | 物业公司档案管理制度 |
| 范文 | 物业公司档案管理制度（精选6篇） 物业公司档案管理制度 篇1为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。 一、档案资料的归档管理 1.归档范围 a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。 b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。 c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。 d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。 e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。 2.归档要求 a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。 b.归档的文件材料要完整齐全。 c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。 d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。 3.归档时间 a.文书档案在第二年上半年内归档。 b.员工档案及时归档。 c.财务档案按季度归档。 4.归档份数 a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。 b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。 5.不归档文件材料的范围 a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。 b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。 c.未经会议讨论和领导审阅、签发的'未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。 d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。 e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。 f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。 g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。 6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。 二、档案资料的保管 1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。 2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。 存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。 3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。 4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。 5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。 6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。 三、档案资料借阅管理 1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。 2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。 3.在借阅档案时应做到以下几点: a.办理登记手续,定期归还。 b.要爱护档案,不得丢失。 c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。 4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。 5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。 6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。 7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。 四、档案鉴定和销毁 1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。 2.鉴定的主要项目有: a.档案保管期限表。 b.对到期档案提出存、毁意见。 3.确定保管期限原则: a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。 b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。 4.鉴定工作应该定期进行。 5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。 6.销毁档案的程序: a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。 b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。 c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。 物业公司档案管理制度 篇21、发文格式中，函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用 （1）函：与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问题等用'函'。 （2）通告：在工作中可能出现或已经出现了问题，或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用'通告'。 （3）通知：是'发现行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位，要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通知'、'任免通知'。 （4）报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问等用'报告'。 （5）请示：请求上级机关对某项重要工作作出指示，答复和批准事项时用'请示'。 2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息 （1）可从上级公司传阅的文件、资料中收集； （2）从政府相关部门下发的文件资料中整理收集； （3）从物业管理协会会刊中收集； （4）征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料； （5）经常了解物业管理专业书籍的出版情况； （6）保持与物业管理各政府业务主管部门的联系，从中获得物业管理的有关文件法规； （7）可从报刊、杂志等资料中收集。 3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么 （1）严格档案材料的收、发制度和借阅制度； （2）及时做好催还、清退工作，档案材料不得个人保管； （3）除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中时间整理前一年的档案材料； （4）档案工作应统一领导，分级管理。公司办公室负责公司的主体档案，对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查，各职能部门分层管理本部门的档案工作； （5）档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用； （6）必须按档案分类项目进行档案的整理和归档； a、档案材料的分类方法主要有：部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。 b、档案分类项目一旦确定，要执行到底，不因易人而变更。 c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料，可根据材料与类目的密切程度进行归类。 （7）档案材料的卷宗的处理： a、对无主题的材料应拟定确切的标题； b、所有归档材料均须编号，并按序号进行先后排列； c、填写材料目录表，其主要内容有：顺序号、发文部门、标题、文号和日期； （8）确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管（15年以上）、中期保管（5—15年）、短期保管（5年以下）等。 （9）档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存，并按类上架进柜，注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生，要经常对档案材料进行检查。 4、物业管理应保存的基本材料有哪些 物业管理公司应保存的基本材料有：会议记录；上下行文；政府文件；工作计划、总结、报告；规章制度；调查分析；重大事件和投诉；工作检查、评比记录；物业管理委托合同；物业管理各项分承包合同、协议；公司人事材料；治安事件记录、处理材料；各工程竣工图纸、验收合格证明材料；技术图纸、工程档案；客户/业主档案；固定资产清单；财务凭证、帐册、报表；财产和物资单据；各类经营证明、证件等。 物业公司档案管理制度 篇31、客户档案的管理工作由客务部负责。 2、客户资料按单元号一户一档建立，按楼层统一存放在客户档案文件柜内。 3、每个客户档案内由入住资料、二装资料、往来函和房门锁、电话、车位、水牌、客户加班等申请单等组成，退租客户的资料须及时装订另存。 4、每个客户档案均按日期顺序排列，将最新的文件摆在最前面。 5、客户档案的标牌须与档案内现客户的公司名称吻合。 6、客务部每年整理一次退租客户档案，对已装订好的退租客户资料打印目录后按楼层装入文件盒内存放。 7、客户档案查阅可向客务主管借出，经客务部经理批准后在客务部办公室阅览。 8、原始客户档案一般不可修改，客务部工作档案需经客务部经理同意方可修改。 9、客务部档案应积极推行计算机管理，由客务主管设置客户档案管理系统，将客户各类资料、各单元房屋使用情况等输入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。 物业公司档案管理制度 篇41目的 为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。 2适用范围 适用于东莞市物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。 3职责 3.1档案管理员直接向行政主管负责。 3.2档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。 3.3档案管理员每一个月更新一次档案资料。 3.4各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。 4档案存放位置 4.1电脑保存一份电子文档。 4.2四楼资料室。 5档案管理员 5.1行政人事部 6档案编号规则(见附件1) 7部门档案内容 7.1行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。 7.2财务部:财务资料、合同。 7.3保安部:警戒器材、合同。 7.4环保部:清洁器材、绿化器材、合同。 7.5工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。 7.6物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。 8档案管理制度 8.1档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。 8.2如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。 8.3资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。 8.4资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。 8.5档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。 8.6工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。 8.7档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。 8.8档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。 8.9档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。 8.10变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。 9相关文档 9.1《档案编号规则》 10修订及实施 10.1本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。 10.2本规定修订权在公司。 10.3本规定从20__年六月一日实行。 物业公司档案管理制度 篇5加强档案资料管理，有助于保存住宅小区（大厦）的历史资料，维护管理的'连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。 （一）管理内容： 1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等； 2、业主档案：所有业主购、租房合同（复印件），业主基本情况登记表、装修申请表等； 3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等； 4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等； 5、管理资料：绿化资料、日常巡查（清洁、维修、保安）记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。 （二）管理措施： 1、制定档案制度，并严格执行； 2、专人管理（由负责内勤的管理员担任），专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密； 3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%； 4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。 物业公司档案管理制度 篇6物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。 物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也在不断增加。 一、档案管理运作环节 1、设立档案室，采取系统化、科学化、现代化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。 2、资料的收集坚持内容真实的原则，根据实际资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大资料的来源渠道。 二、资料分类整理 收集后的所有信息资料，统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。 三、档案内容 范围分类资料内容 房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证 技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料 管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图 业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单 日常管理资料日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案 四、资料归档整理 1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。 2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑，分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。 3、档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须由管理处主任同意，经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失。 4、档案的管理环境做到'三防'，即防火、防潮、防变质。 |
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